Die 25-Stunden-Woche

Tom: Herzlich Willkommen zum Podcast Meisterkanzlei von Steuerberater Tom. Der Podcast für alle Steuerberater, die sich wieder mehr Zeit wünschen für die wirklich wichtigen Dinge im Leben. Toms Mission: Dein gesamtes unternehmerisches Potential zu entfalten. Erlerne die Kompetenzen zu einer stärkeren Unternehmerpersönlichkeit für deinen beruflichen und privaten Erfolg. Investiere in deine Zeit. Es ist heutzutage das kostbarste Gut. Viel Spaß beim heutigen Podcast. Herzlich willkommen zum Podcast Meisterkanzlei, der Podcast für alle Steuerberater, die sich unternehmerisch weiterentwickeln möchten. Ich hab heut einen Gast mir wieder eingeladen. Ich könnte mir vorstellen, dass viele von euch ihn kennen. Er hat auch einen sehr einprägsamen Namen, und zwar unseren lieben Bekannten, den Erich Erichsen. Hi Erich.

Erich: Moin Tom, schön, dass ich dabei sein darf heute. Ich freu mich.

Tom: Ich freu mich auch, dass du dir Zeit genommen hast. Du warst ja jetzt leider Gottes ein bisschen angeschlagen, musstest gesundheitlich dich ein bisschen mit Herausforderungen rumkämpfen. Umso schöner ist, dass du dir Zeit genommen hast, heut beim Podcast dabei zu sein, Erich.

Erich: Ja, klasse, absolut. Mir bringt es auch immer wieder Spaß, im Podcast teilzunehmen, sind schon einige gewesen jetzt im Laufe diesen Jahres. Von daher hab ich auch richtig Bock, mit dir mal deinen Podcast zu befeuern – mit einem spannenden Thema.

Tom: Du bist ja auch bekannt mit der 25-Stunden-Woche, wo viele Kollegen vielleicht sagen: „Was, 25-Stunden-Woche, wie soll das denn gehen?“ Genau um das Thema soll es ja gehen: wieso du dir das überlegt hast, warum, weshalb. Du hast ja schon erste Erfahrungen mit der 25-Stunden-Woche, da gehen wir rein und nehmen uns deine Erfahrungen. Und gleich die erste Frage: Wie bist du überhaupt dazu gekommen, dir Gedanken zu machen über die 25-Stunden-Woche? Was war so deine Intention dabei?

Erich: Das ist relativ spontan entstanden. Ich hab eine Initialzündung gehabt, die eigentlich gar nichts mit der 25-Stunden-Woche zu tun hatte. Ende 2018 kam eine Mitarbeiterin zu mir und fragte, ob sie ihre Arbeitszeit reduzieren kann auf 29 Stunden, weil ihr Sohn 2019 in die Schule kommt und sie mehr Zeit mit ihm verbringen möchte. Wir haben gesagt: klar, können wir machen. Dann nimmt man klassischerweise auch ein geringeres Gehalt, runtergerechnet. Ich hab aber zu ihr gesagt: „Weißt du was, deine Buchhaltungs- und Arbeitsliste behalten wir erstmal bei und gucken im Laufe von 2019, wie sich das entwickelt. Wenn du es nicht schaffst, sagst du Bescheid, dann verteilen wir um.“

Im Laufe von 2019 kam aber nie eine Wortmeldung. Irgendwann im Sommer, Juli 2019, hab ich sie in einer Besprechung darauf angesprochen. Da sagt sie: „Nee, alles kein Problem, ich schaff das ohne Probleme, da muss man nichts kürzen.“ Ich sag: „Interessant. Warum schaffst du das? Du hast es ja vorher auch geschafft – in 40 Stunden.“ Sagt sie: „Ich will das einfach schaffen. Ich möchte das schaffen. Ich hab mich mehr fokussiert, mach weniger private Gespräche, lass mich weniger ablenken. Das ist mein Ansporn, das zu packen.“ Da dachte ich: okay, coole Nummer. Da hab ich aber noch überhaupt nicht darüber nachgedacht, dass man eine 25-Stunden-Woche machen kann.

Das kam dann Anfang August. Da war ein Artikel, online, über Lasse Rheingans. Bielefelder Internetunternehmer, der hat eine digitale Werbeagentur. Der hat 2017 die 25-Stunden-Woche eingeführt und macht das seit 2017 erfolgreich. Er hat dazu ein Buch geschrieben: „Die 5-Stunden-Revolution“. Das hab ich mir runtergeladen, an einem Wochenende im Strandkorb bei Sonnenschein angehört und danach zu meiner Frau gesagt: „Weißt du was, Antje, das machen wir auch. Find ich cool, ist eine gute Idee.“

Und da kam dann meine Mitarbeiterin wieder in den Vordergrund, die das geschafft hat, weil sie es schaffen wollte. Dann bin ich mit meinen Mitarbeitern in medias res gegangen, hab das angesprochen, dass ich es vorhabe, dass es eine Idee ist, ob wir das probieren wollen – bei vollem Gehalt. Da haben natürlich alle gesagt: „Super Idee, sind wir dabei.“ Ich hab dann aber gesagt: „So einfach ist es nicht. Wir müssen ein Konzept erarbeiten, wir müssen einen Plan machen: Wie setzen wir das um, was müssen wir vorbereiten?“ Und wir müssen erstmal ermitteln, was im Buch auch beschrieben ist: Wo sind eigentlich unsere großen Zeitfresser in einem Acht-Stunden-Tag? Wo verliere ich Zeit, weil ich private Dinge mache, weil ich in der Teeküche stehe und eine halbe Stunde über mein Leben erzähle?

Dann hab ich meinen Mitarbeitern Hausaufgaben gegeben. Wir haben jeden Freitag eine Teambesprechung gemacht zu dem Thema. Jeder sollte seine persönlichen Zeitfresser definieren – und die musste man dann auch vor den anderen offenlegen. Man musste sich schon ein bisschen blank machen: Was machst du denn privat während deines Tages? Das war schon sehr interessant. Das Gleiche galt natürlich auch für mich. So haben wir uns Stück für Stück daran gehangelt und sind dazu gekommen, das umzusetzen.

Tom: Unfassbar spannendes Thema, weil viele spontan sagen würden: „Das geht doch gar nicht.“ Vielleicht sagst du noch kurz was zu deiner Kanzlei und Struktur, damit man einschätzen kann, wovon wir sprechen.

Erich: Wir haben insgesamt fünf Mitarbeiter, mit mir sind wir sechs. Und ja, da schreien ganz viele Kollegen auf und sagen: „Ja, aber so ein kleiner Laden, das ist ja gar kein Problem.“ Ich sag ganz salopp: Das ist völlig egal, wie groß ich bin. Das ist ein Kopfproblem, das ist ein Wille. Wir sind heute zu 100 Prozent digitale Kanzlei – wenn wir nicht immer diese blöde Finanzamtspost noch auf Papier kriegen würden. Wir haben 2017 eine voll analoge Kanzlei in eine digitale umgewandelt, sind mit Unternehmen online gestartet und haben das relativ stringent umgesetzt. Ich kann Leute begeistern und überzeugen, dass digitale Buchhaltung gute Produkte sind. Deswegen konnte ich die Mandanten relativ schnell umstellen. Wir hatten wenig Reibungsverluste.

Ende 2018 sind wir in den Dunstkreis der Kooperationskanzleien gekommen. Ich hab in Hamburg Kollegenforen veranstaltet zum Thema DATEV Unternehmen online und viele Kollegen motiviert, in die digitale Welt einzusteigen. Bei uns ist es nicht nur technisch: natürlich zeigen wir Programme, aber bei mir geht’s viel um Motivation. Ich muss Mandanten überzeugen, und ich muss das als Inhaber verinnerlichen. Dann kann man eine digitale Kanzlei aufbauen. Wir haben in den letzten drei Jahren unsere Prozesse immer wieder optimiert, verbessert und digitalisiert, sodass eine 25-Stunden-Woche möglich ist, weil wir bessere Arbeitsprozesse haben. Wir brauchen teilweise, wenn’s schlecht läuft, noch die Hälfte der Zeit, wenn’s gut läuft ein Drittel oder ein Viertel der Zeit für Buchhaltung bei nicht so komplexen Fällen. Wir können schnell abarbeiten. Da hab ich gesehen: Ich möchte bei der Arbeitszeit was tun, weil mir wichtig ist, dass es meinen Mitarbeitern gut geht, dass wir Ausgeglichenheit haben. Geld ist nicht alles. Und ich höre oft: „Wenn deine Mitarbeiter das in fünf Stunden schaffen, gib ihnen mehr Arbeit.“ Aber Mitarbeiter sind ein rares Gut. Man muss gucken, dass man ein Alleinstellungsmerkmal aufbaut. Das ist nachträglich entstanden mit der 25-Stunden-Woche.

Tom: Wir reden stark von Prozessen. Digitalisierung macht alles schlanker und effektiver. Das ist eine Grundvoraussetzung, um überhaupt drüber nachzudenken. Und die Finanzamtspost: Es gibt Tools mit Postscan von verschiedenen Anbietern, wo Sachen schon eingescannt werden, damit du vor Ort nicht mehr scannen müsstest.

Erich: Ja, das hab ich auf dem Schirm. Da gibt es verschiedene Anbieter. Es ist Wahnsinn, was alles möglich ist. Und das ist auch total cool, die Lösung mit der 25-Stunden-Woche.

Tom: Was mich interessiert: Ihr habt analysiert, was persönliche Zeitfresser sind. Was waren da so die Top 3?

Erich: Top 1: intensive, lange private Gespräche während der Arbeitszeit. In einem Acht-Stunden-Tag ist das auch irgendwie normal, weil keiner acht Stunden hundert Prozent Vollgas arbeitet. Aber auf Dauer ist es nicht möglich. Da muss man ehrlich zu sich sein. Punkt 2: Mobiltelefon. WhatsApp, soziale Medien wie Facebook, Instagram. Und auch Familie. Wir hatten eine Mitarbeiterin, die sich von ihrem Ehemann getrennt hat. Da stand das Telefon teilweise nicht still. Ich hab irgendwann gesagt: „Regel das mit deinem Ex, dass der hier nicht permanent anruft.“ Der hatte so einen schrillen Klingelton, da hab ich schon die Schlagader bekommen. Das hat locker anderthalb bis zwei Stunden am Tag gekostet. Eine Trennung ist eine extreme Situation, das muss man sagen. Das ist eine Zeit lang in Ordnung, aber auf Dauer geht das nicht.

Und dann Internet. Wir haben freien Zugang, ich will das nicht verbieten. Aber wir hatten einen Mitarbeiter, der sagte: „Ich guck gefühlt jede Stunde bei Bild online rein.“ Das sind fünf, sechs, sieben Minuten. Acht Mal am Tag. Kannst du hochrechnen. Das sind so die Top 3 Zeitfresser. Und Punkt 4 ist: In einem Fünf-Stunden-Tag arbeitest du in einem anderen Tempo und konzentrierter, weil du um 13 Uhr Feierabend hast. Du willst es schaffen, weil du den Freizeitmehrwert hast: Kinder abholen, kochen, Sport machen, private Termine. Das reizt Mitarbeiter so sehr, dass sie einen unbändigen Willen entwickeln, das zu packen.

Tom: Eine Seite, die jeder fragt, ist das Thema Mandanten. Erreichbarkeit ist super wichtig. Wie bist du damit umgegangen?

Erich: Ich muss Mandanten informieren. Ich kann die nicht um 13 Uhr vor verschlossenen Türen stehen lassen. Ich hab mit jedem Mandanten im Unternehmensbereich gesprochen, also die, die regelmäßig Kontakt haben. Die klassischen Steuererklärungsfälle, die einmal im Jahr kommen, hab ich nicht extra informiert – das wären bei uns 300 Fälle, die rufen an und machen einen Termin. Aber die Unternehmensmandate hab ich persönlich informiert. Da kam kaum negative Reaktion. Meistens: „Wenn ihr eure Arbeit schafft und ich bedient werde, ist es mir egal, ob ihr um 13 oder um 15 Uhr geht. Hauptsache Kommunikation funktioniert.“

Kommunikation läuft bei uns viel über E-Mail, wenig spontan vorbeikommen. Telefon war mal mehr, mal weniger, aber nicht dauerhaft Drama. Wir haben am 1. Januar ein Hotline-Telefon angeschafft: ein weiteres iPhone mit eigener Nummer. Um 13 Uhr leiten wir die Leitung auf die Hotline um. Jeder Mitarbeiter nimmt das eine Woche reihum mit – wie Notdienst. Im ersten Monat hat vielleicht mal einer nachmittags angerufen. Generell gibt’s wenig Telefon am Nachmittag. Viele Mitarbeiterinnen waren vorher schon Teilzeit, nachmittags nicht erreichbar – Mandanten wussten: Dann ruf ich vormittags an. Termine haben wir so gelöst: Dienstags und donnerstags ab 13 Uhr sind möglichst die Haupttage für Nachmittagstermine. Das klappt gut. Im März haben wir die Hotline umgestellt, dass es einen Anrufbeantworter mit Notfallnummer gibt. Und jetzt: Nach 13 Uhr ruft da vielleicht zwei Mal die Woche jemand an, wenn überhaupt. Wir haben keinen Mandanten verloren. Die kommen damit klar.

Und wenn ein Mandant sagt: „Ich brauch Dienstag um 20 Uhr einen Termin“, dann nehme ich den. Früher hätte ich bis 20 Uhr durchgearbeitet und dann den Termin gemacht. Heute fahre ich um 13 Uhr nach Hause, mache Garten, mache Mittagsstunde, verbringe Zeit mit meiner Frau und fahre dann wieder los. Ich bin viel entspannter. Nach einem langen Tag war ich früher gar nicht mehr aufmerksam, hab nicht richtig zugehört, weil es mich nur noch genervt hat. So hat sich ein anderes Arbeitsleben eingependelt.

Tom: Klingt alles so einfach: Man muss einfach machen. Die größte Barriere findet im Kopf statt. Viele Berater können sich das nicht vorstellen. Aber als Unternehmer hat man die Freiheit zu sagen: Ich schlag einen Weg ein, den ich richtig halte.

Erich: Genau. Ich hab auf einem DATEV-Regionalinfotag in Hamburg einen Vortrag gehalten. Danach kamen zwei Kollegen, junge Hamburger, 20 bis 30 Mitarbeiter. Erste Aussage: „Mit fünf Stunden können die ja noch mehr arbeiten.“ Zweite: „Meine Mitarbeiter machen 20 Prozent Überstunden unbezahlt.“ Da hab ich gesagt: „Was ist das für eine Arbeitswelt? Deine Mitarbeiter wissen nur noch nicht, dass es woanders besser ist.“ Viele bleiben, weil sie den Wechsel scheuen und lieber das kennen, was sie kennen. Aber heute müssen wir anders mit Mitarbeitern umgehen.

In einer Facebook-Gruppe gab’s eine Anzeige von Tax Experts, da standen genau meine Benefits drin mit 25-Stunden-Woche. Riesendiskussion. Warum wird sowas aufgegriffen? Weil Kanzleien keine Mitarbeiter mehr bekommen. Ich werde wahrgenommen. Nicht so, dass jede Woche 25 Bewerbungen reinkommen, aber seit Presse und Social Media hab ich 25 bis 30 Initiativbewerbungen bekommen über alle Kanäle. Wenn ich gesucht hätte, hätte ich keine Probleme gehabt. Aber ich glaube, man muss neue Leute erstmal „durchtesten“, ob die begreifen, was ein Fünf-Stunden-Tag bedeutet. Viele stellen sich vor, sie daddeln ihren Acht-Stunden-Rhythmus in fünf Stunden runter und kriegen volles Gehalt. So ist es nicht: Man muss sich anstrengen, es ist ein Stresslevel da, weil du die Arbeit schaffen musst, die du vorher in acht Stunden geschafft hast.

Tom: Das Thema Stress: Könnte das nicht den gegenteiligen Effekt haben, weil man weiß, man hat nur fünf Stunden?

Erich: Es steht jedem frei, mal eine halbe Stunde oder Stunde länger zu arbeiten – wenn jemand sagt, er will eine E-Mail fertig machen. Aber man muss aufpassen: Wenn einer anfängt, länger zu arbeiten, steckt das an. Lasse Rheingans beschreibt das auch: Einer bleibt länger, dann der nächste solidarisch, und irgendwann sitzt ihr wieder bis 16 oder 17 Uhr. Dann löst sich das Modell auf. Man muss das mit dem Team regelmäßig reflektieren.

Bei uns lief es anfangs super, trotz Corona. Dann Lockdown am 18. März: Homeoffice war problemlos möglich. Aber wir hatten eine Mitarbeiterin, die fünf Monate krank war, kam erst am 2.11. zurück. Dann hatte ich Zahnausfall. Da hab ich gesagt: Im November lösen wir die 25-Stunden-Woche mal auf und arbeiten wieder länger, um Verlorenes aufzuholen. In einem Team von fünf ist ein langer Ausfall schwer zu kompensieren. Mit 20 Leuten merkst du es weniger. Man muss flexibel umgehen: In außergewöhnlichen Situationen setzt man es begrenzt außer Kraft, um wieder auf Spur zu kommen. Sonst hast du Oberstress.

Tom: Fortbildung: Wie geht das in 25 Stunden?

Erich: Seminare werden wahrgenommen. Durch Corona online, dann im Büro innerhalb der fünf Stunden. Viele Seminare sind aber nachmittags, dann sind das in Anführungsstrichen Überstunden. Wenn’s wichtig ist, nimmt man teil. Überstunden zahlen wir da nicht extra aus, das ist ein Zugeständnis an die Mitarbeiter und sie kommen mir entgegen. Insgesamt ist es kein Drama. Ich gebe viel: Brückentage sind bei uns geschenkter Urlaub, Weihnachten sind wir zu – 14 Tage Betriebsferien, geschenkter Urlaub. Und zusätzlich 30 Tage Urlaub.

Tom: Mitarbeiterführung und Kanzleiführung: anders denken. Generationen wollen Flexibilität. Geben und Nehmen. Der erste Mandant ist das Team.

Erich: Genau. Ohne Team sind wir nichts. Ich schaffe einen Rahmen, um viele Unternehmer bestmöglich zu versorgen. Allein wäre ich der Flaschenhals.

Mich hat der Artikel über Lasse Rheingans und das Buch getriggert. Das Buch ist kein Coachingbuch, es erzählt einfach, wie er es gemacht hat. Ich hab ihn kontaktiert, wir haben uns getroffen, haben regelmäßigen Kontakt. Er macht das mit einer Internet-Werbeagentur, hochvolatil, projektbezogen. Wenn die das seit über drei Jahren hinbekommen, dann erst recht eine digitalisierte Steuerkanzlei mit wiederkehrenden Prozessen. Ich mache manchmal die Bilanz am gleichen Datum wie im Vorjahr, beim selben Mandanten – vieles läuft gleich ab. Man kann das gut steuern.

Und wenn es irgendwann nicht mehr funktioniert, dann funktioniert es nicht. Dann führt man wieder die 40-Stunden-Woche ein. Es ist nichts passiert. Manche Kollegen freuen sich, wenn’s scheitert. Aber man muss es einfach probieren und wagen. Letztes Jahr, trotz Corona und Krankheit, haben wir’s irgendwie aufrechterhalten. Es läuft, alle sind zufrieden, keiner meckert. Man muss machen.

Tom: Genau. Viele haben zu viel Angst vor Entscheidungen. Nichts ist endgültig. Wenn man nicht losgeht, kann man gar nicht beurteilen, ob es richtig oder falsch ist.

Erich: Genau. Ich hatte mega mediale Aufmerksamkeit, die ist durch Corona abrupt abgebrochen. Schade. Ich hab in der Corona-Zeit die Kanzlei modernisiert und ein Studio eingebaut, ein richtiges Filmstudio.

Tom: Ich bin neidisch, ich hab’s gesehen. Ich freu mich auf die Einladung.

Erich: Du musst nach Corona vorbeikommen. Wir machen visuelle Interviews: „Erich talkt“. Dreiviertelstunde mit Leuten aus der Steuerbranche oder am Rand davon. DATEV, du, Kollegen, die tolle Sachen machen. Ich kopiere nicht deinen Podcast und mache nicht das hundertste Steuervideo. Aber Steuertalk gibt’s so nicht. Das hauen wir raus.

Tom: Cool. Und Freizeit ist relativ. Work-Life-Balance finde ich schwierig. Es ist ein Leben, Arbeit ist integriert.

Erich: Genau. Work-Life-Integration. Und wenn du zu viel Freizeit bekommst, musst du auch lernen, mal nichts zu tun. Lasse hatte einen Mitarbeiter, der hat sich privat übernommen, weil er in der Freizeit alles machen wollte. Der hatte ein privates Burnout. Man muss auch einfach mal sitzen, spazieren gehen, nicht über Steuern, nicht über Familie, einfach mal nichts denken.

Bei mir ist die Kanzlei 25 Stunden, aber ich hab einen zweiten Job: Social Media, Studio. Und aus der 25-Stunden-Woche ergeben sich Anfragen ohne Ende. Wenn du allem nachgibst, kommst du nicht mehr zum Arbeiten. Ich hab mit Daniel Terwesch ein Mentoringprogramm entwickelt für Arbeitszeitverkürzung: von 50 auf 40, Vier-Tage-Woche oder 25 Stunden. Nächste Woche habe ich den ersten Call mit einem Kollegen.

Tom: Du warst schon Coach für Digitalisierung, warum nicht auch Mitarbeiterführung, Arbeitszeitmodelle. Du bist unfassbar mitreißend, Entertainer. Du bist authentisch.

Erich: Danke. Authentisch bleiben ist wichtig. Wenn DATEV fragt, ob du auf der Bühne stehst, das schmeichelt. Und das Feedback ist cool. Das bringt Spaß. Das ist eine Bestätigung, oft mehr wert als Geld. Geld ist nicht alles. Zeit ist viel mehr wert. „Dafür hab ich keine Zeit“ heißt meistens: andere Prioritäten.

Tom: Ich glaube, das tut der Branche gut, anders zu denken. Es ist nicht die einzig wahre Welt, aber eine Alternative.

Erich: Genau. Ich möchte, dass Leute Arbeit neu denken. Wie lange gibt es die 40-Stunden-Woche überhaupt? Nach dem Ersten Weltkrieg hat Friedrich Hanusch mit Arbeitgeberverbänden 1918 die 48-Stunden-Woche eingeführt, daraus wurde irgendwann die 40-Stunden-Woche. Das waren andere Zeiten, ohne Digitalisierung. Und wir haben Digitalisierung in der Branche früh gehabt: DATEV wurde 1966 gegründet, da wurden buchhalterische Prozesse EDV-technisch verarbeitet. Damals hieß es Datenverarbeitung. Wir haben es erfunden, haben es nur später nicht mehr richtig umgesetzt, kommen jetzt wieder raus aus dem Quark. Und jetzt, wo es Spaß bringt, sagen manche: „Geht nicht.“ Da fehlt Offenheit. Man soll öfter out of the box denken.

Tom: Lebensmotto: „Wenn du das tust, was du liebst, musst du nie wieder arbeiten.“ Und bei 25 Stunden: Dann bleibt mehr Zeit für andere Dinge, die dich erfüllen.

Erich: Genau. Und noch ein persönlicher Punkt: 2014 ist meine Frau an Brustkrebs erkrankt, 2017 im Sommer ist sie verstorben. Ich hab sie drei Jahre gepflegt. Wenn man sowas mitmacht, weiß man, was wichtig ist im Leben. Leute, entspannt euch. Es gibt schlimmere Dinge.

Tom: Das rückt Prioritäten zurecht. Oft braucht es Krankheit oder Tod, damit man sagt: So geht’s nicht weiter. Aber es muss nicht erst was Schlimmes passieren. Überlegt jetzt schon: Es gibt auch einen anderen Weg.

Erich: Genau.

Tom: Erich, mega cool. Wir sind mit der 25-Stunden-Woche gestartet und haben hinten raus das Wort zum Sonntag. Mit dir macht’s immer Spaß zu reden. Ich freu mich, wenn ich dich live sehe, bei dir im Studio. Und ich weiß, du bist Gin-Tonic-Fan, da lade ich dich gerne ein, dass wir uns schöne Tage machen.

Erich: Sehr gerne. Ich kann das nur zurückgeben. Wir machen uns schöne Tage.